1. Kdo je správce a jak nás kontaktovat
Správcem osobních údajů je Ladislav Blecha, fyzická osoba (přípravná fáze projektu, IČO nepřiděleno), adresa Letkov, Česká republika, provozovatel webu omnicore.vision a projektu OmniCore Vision (dále „my“).
Ve věcech osobních údajů nám pište na e-mail info [at] omnicore [dot] vision, nebo poštou na adresu sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali: povinnost podle čl. 37 odst. 1 GDPR ani podle § 14 zákona č. 110/2019 Sb. se na nás nevztahuje.
Zpracování se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
2. Přehled zpracování
| Situace | Jaké údaje | Proč a na jakém základě | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Odešlete poptávku přes formulář | firma nebo IČO, jméno a příjmení, e-mail, oblast zájmu, poznámka | vyřízení poptávky; čl. 6 odst. 1 písm. b) nebo f) GDPR | 12 měsíců od poslední komunikace, pokud nevznikne spolupráce |
| Prohlížíte web | IP adresa, čas, požadovaná adresa, identifikace prohlížeče | provoz a bezpečnost webu, ochrana formuláře; čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | nejdéle 15 dní (záznamy serveru; déle jen výpis k prošetření bezpečnostního incidentu); ochrana formuláře jen v operační paměti (viz oddíl 4) |
| Napíšete nám e-mail nebo zprávu | kontakt a obsah zprávy | odpověď a vyřízení; čl. 6 odst. 1 písm. b) nebo f) GDPR | 12 měsíců od poslední komunikace, pokud nevznikne spolupráce |
| Spolupracujeme | kontaktní a fakturační údaje, komunikace | plnění smlouvy, účetnictví a daně, obrana nároků; čl. 6 odst. 1 písm. b), c) a f) GDPR | po dobu spolupráce a 4 roky poté; doklady 5 až 10 let podle zákona |
| Jste uvedeni ve veřejném rejstříku | jméno, funkce, pracovní kontakt, údaje OSVČ a o smlouvách a zakázkách | analýzy veřejných zakázek, které předáváme klientům, a výběr firem pro nabídku spolupráce; čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | kontakty 12 měsíců, údaje o smlouvách nejdéle 10 let (viz oddíl 10) |
| Odmítnete další kontakt nebo uplatníte svá práva | e-mail nebo telefon, datum a způsob odmítnutí; žádost a způsob jejího vyřízení | abychom vás znovu neoslovili a mohli doložit vyřízení žádosti; čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | nejméně 3 roky (viz oddíl 10) |
3. Poptávkový formulář
Jaké údaje zpracováváme
- název firmy nebo IČO, jméno a příjmení a e-mail, které vyplníte,
- co potřebujete vyřešit (výběr z nabídky) a poznámku, včetně odkazů a údajů, které do ní sami vložíte,
- čas odeslání a tlačítko na webu, kterým jste formulář otevřeli.
Do poznámky prosím nevkládejte údaje, které k poptávce nepotřebujeme, zejména osobní údaje jiných lidí (například jména zaměstnanců konkurence) nebo citlivé údaje. Stačí odkaz na zakázku a název nebo IČO firmy.
Proč a na jakém základě
Údaje použijeme k vyřízení vaší poptávky: připravíme analýzu nebo nabídku, ozveme se vám a vedeme záznam o naší komunikaci. Pokud poptáváte za sebe jako podnikající fyzická osoba, zpracováváme je proto, abychom na vaši žádost provedli opatření před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pokud jednáte jako zaměstnanec nebo zástupce firmy či instituce, je právním základem náš oprávněný zájem odpovědět na poptávku a jednat s vaší firmou o spolupráci (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Kontakt z poptávky nepoužijeme k zasílání obchodních sdělení, například newsletterů nebo nabídek, o které jste nežádali, pokud k tomu nedáte samostatný souhlas.
Vyplnění formuláře je dobrovolné; není požadavkem zákona ani smlouvy. Pole označená hvězdičkou (firma, jméno, e-mail) ale potřebujeme, bez nich vám nemůžeme odpovědět.
4. Návštěva webu
- Záznamy serveru. Při každém načtení stránky náš server zaznamená IP adresu, datum a čas, požadavek (adresu stránky), výsledek požadavku a velikost odpovědi, odkazující stránku a identifikaci prohlížeče. Slouží k zajištění provozu, odhalování útoků a řešení chyb; naším oprávněným zájmem je bezpečný a funkční web (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Záznamy se automaticky mažou nejpozději po 15 dnech. Déle uchováme jen výpis potřebný k prošetření konkrétního bezpečnostního incidentu, a to do jeho uzavření.
- Ochrana formuláře. Aby formulář nešlo zahltit, server u každého pokusu o odeslání počítá pokusy z dané IP adresy. Tuto evidenci drží jen v operační paměti a nikam ji neukládá: naše aplikace ji maže nejpozději po 11 minutách, webový server průběžně, jakmile ji přepíší novější záznamy, a nejpozději při svém restartu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Samotný požadavek se, jako každé načtení stránky, objeví i v záznamech serveru.
- Žádné cookies ani sledování. Veřejný web omnicore.vision nepoužívá cookies ani jiné ukládání dat ve vašem prohlížeči, nemá analytické ani reklamní nástroje a nenačítá nic z cizích serverů (písma máme uložená u sebe). Proto od vás nepotřebujeme souhlas s cookies.
5. Když nám napíšete nebo zavoláte
Pokud nás kontaktujete e-mailem, přes WhatsApp nebo telefonicky, zpracujeme vaše kontaktní údaje a obsah zprávy, abychom mohli odpovědět a věc vyřídit. Právní základ a doba uchování jsou stejné jako u poptávkového formuláře. Na zprávu vám může nejdříve automaticky odpovědět náš AI asistent a vyžádat si jméno a důvod zprávy; věcnou odpověď vám vždy dá člověk z našeho týmu.
6. Když spolupracujeme
Pokud s námi uzavřete smlouvu, zpracováváme kontaktní a fakturační údaje a komunikaci k zakázce, abychom smlouvu splnili (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; jde-li o kontaktní osobu firmy, náš oprávněný zájem na plnění smlouvy s firmou podle písm. f)). Účetní a daňové doklady vedeme, protože nám to ukládají zákon o účetnictví a zákon o DPH (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Smlouvu a související komunikaci uchováváme i po skončení spolupráce pro případ sporu (oprávněný zájem na obhajobě právních nároků, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Kontaktní a fakturační údaje (jméno nebo obchodní firma, sídlo, IČO, případně DIČ) potřebujeme k uzavření a plnění smlouvy a musíme je uvádět na účetních a daňových dokladech. Jejich poskytnutí je tedy smluvním i zákonným požadavkem; bez nich smlouvu uzavřít ani plnit nemůžeme.
7. Údaje z veřejných rejstříků
Naše služba pracuje s veřejně dostupnými údaji o veřejných zakázkách a smlouvách. Údaje o firmách nejsou osobní údaje; osobními údaji jsou ale jména a pracovní kontakty lidí, kteří jsou u firem, smluv a zakázek uvedeni, a údaje podnikajících fyzických osob (OSVČ). Tyto údaje nemáme přímo od vás, proto vás o jejich zpracování informujeme podle čl. 14 GDPR.
- Zdroje: Registr smluv, Věstník veřejných zakázek a profily zadavatelů, obchodní a živnostenský rejstřík (ARES) a veřejně dostupné weby firem. Všechny tyto zdroje jsou veřejně přístupné.
- Údaje: jméno a příjmení, funkce, firma, u OSVČ také IČO a sídlo, pracovní e-mail a telefon a údaje o smlouvách a zakázkách (zadavatel, předmět, cena, data).
- Účely: analýzy veřejných zakázek a smluv, které připravujeme pro naše klienty, a výběr firem, kterým můžeme nabídnout spolupráci, včetně záznamu o případném kontaktu.
- Příjemci: naši klienti, kterým předáváme analýzy, a dodavatelé podle oddílu 8.
- Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) poskytovat služby založené na veřejných datech a nabízet je firmám. Pracujeme přednostně s údaji o firmách a osobní údaje z rejstříků používáme jen v rozsahu, v jakém jsou tam zveřejněné a pro daný účel potřebné.
- Kontakt s nabídkou: obchodní sdělení e-mailem, SMS ani přes chatovací aplikace vám bez vašeho předchozího souhlasu nepošleme (§ 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb.). Zavolat vám s nabídkou můžeme jen tehdy, pokud jste nám k tomu předem dali souhlas nebo jste ve veřejném seznamu uvedli, že si přejete být kvůli nabídkám kontaktováni (§ 96 zákona č. 127/2005 Sb.). V každé naší zprávě najdete jednoduchou možnost další kontakt odmítnout.
- Kdy vás informujeme: pokud si váš pracovní kontakt (e-mail nebo telefon) uložíme, pošleme vám tyto informace samostatnou zprávou bez jakékoli nabídky do jednoho měsíce od jeho získání, a pokud vás kontaktujeme dříve, nejpozději při prvním kontaktu (čl. 14 odst. 3 GDPR).
8. Kdo s údaji pracuje
S údaji pracují jen oprávnění členové našeho týmu. Dále se k nim mohou dostat tito příjemci:
- poskytovatel serveru (hostingu), na kterém běží web a naše interní databáze poptávek a kontaktů: dogado GmbH (hostitelské centrum Leipzig, Německo),
- poskytovatel e-mailové schránky, přes kterou s vámi komunikujeme: info@omnicore.vision (Česká republika), a provozovatel WhatsAppu, pokud nám napíšete přes něj,
- poskytovatelé nástrojů umělé inteligence, které nám pomáhají analyzovat poptávky a připravovat odpovědi (cloudové služby se sídlem v EU nebo v USA),
- poskytovatelé nástrojů pro automatizaci, které propojují naše interní systémy,
- naši klienti, kterým předáváme analýzy veřejných zakázek a smluv; analýzy mohou obsahovat údaje z veřejných rejstříků podle oddílu 7 (jména osob uvedených u smluv a zakázek a u OSVČ také údaje o jejich smlouvách a cenách), se kterými klienti dál nakládají jako samostatní správci,
- orgány veřejné moci, pokud nám předání ukládá zákon.
Dodavatelé, kteří údaje zpracovávají naším jménem (zpracovatelé), s nimi smějí nakládat jen podle našich pokynů a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Konkrétní příjemce vám na požádání sdělíme. Kontaktní údaje z poptávek ani z veřejných rejstříků neprodáváme ani nepronajímáme.
Interní upozornění přes Telegram obsahuje jen informaci, že přišla nová poptávka, a zvolenou oblast zájmu; neobsahuje jméno, firmu, kontakt ani text poptávky.
9. Předání mimo Evropskou unii
Někteří z uvedených dodavatelů (zejména poskytovatelé cloudových, komunikačních a AI služeb) nebo jejich subdodavatelé mohou údaje zpracovávat mimo Evropský hospodářský prostor, především v USA, případně v dalších zemích, kde mají datová centra. Předání do USA probíhá na základě rozhodnutí Komise (EU) 2023/1795 o odpovídající ochraně (EU-U.S. Data Privacy Framework), je-li příjemce v tomto rámci certifikován, a jinak, stejně jako do ostatních zemí bez rozhodnutí o odpovídající ochraně, na základě standardních smluvních doložek podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914 (čl. 45 a 46 GDPR). Kopii příslušných záruk vám na požádání pošleme.
10. Jak dlouho údaje uchováváme
| Údaje | Doba uchování |
|---|---|
| Poptávky a zprávy, ze kterých nevznikne spolupráce | 12 měsíců od poslední vzájemné komunikace, poté výmaz |
| Smlouva a komunikace při spolupráci | po dobu spolupráce a 4 roky po jejím skončení; při sporu do jeho pravomocného skončení |
| Účetní a daňové doklady | po dobu stanovenou zákonem o účetnictví a zákonem o DPH (5 až 10 let od konce příslušného období) |
| Kontakty z veřejných rejstříků, se kterými nenavážeme spolupráci | 12 měsíců od získání nebo od posledního kontaktu, poté výmaz |
| Údaje o smlouvách a zakázkách v našich analýzách | nejdéle 10 let od uzavření smlouvy nebo zadání zakázky |
| Odmítnutí dalšího kontaktu (STOP, námitka) | jen e-mail nebo telefon, datum a způsob odmítnutí, abychom vás znovu neoslovili (oprávněný zájem respektovat vaše odmítnutí a umět to doložit, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); dokud oslovujeme nové kontakty, nejméně 3 roky od odmítnutí |
| Vyřízené žádosti o uplatnění vašich práv | 3 roky od vyřízení, jako doklad o tom, jak jsme žádost vyřídili (oprávněný zájem prokázat dodržení GDPR a obhájit se, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Záznamy serveru | nejdéle 15 dní; výpis potřebný k prošetření konkrétního bezpečnostního incidentu do jeho uzavření |
| IP adresa pro ochranu formuláře | jen v operační paměti: v naší aplikaci nejdéle 11 minut, ve webovém serveru do přepsání novějšími záznamy, nejpozději do jeho restartu |
11. Vaše práva
Máte právo:
- získat od nás potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a jejich kopii (čl. 15 GDPR),
- na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR),
- na výmaz údajů, pokud už je nepotřebujeme nebo je zpracováváme neoprávněně (čl. 17 GDPR),
- na omezení zpracování, například po dobu ověření přesnosti údajů (čl. 18 GDPR),
- na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli v souvislosti s uzavřením nebo plněním smlouvy (čl. 20 GDPR),
- na informaci, kterým příjemcům jsme opravu, výmaz nebo omezení zpracování oznámili (čl. 19 GDPR).
Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
Pokud vaše údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), můžete kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Údaje pak dál nezpracujeme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, nebo je potřebujeme k určení, výkonu či obhajobě právních nároků.
Proti oslovování s nabídkami (přímý marketing) můžete vznést námitku kdykoli a bez udání důvodu: stačí odpovědět STOP nebo NEKONTAKTOVAT, případně nám napsat e-mail. Poté vás už s nabídkami neoslovíme.
Žádost pošlete na info [at] omnicore [dot] vision. Vyřídíme ji zdarma bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; u složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce a dáme vám vědět proč. Abychom údaje nevydali někomu jinému, můžeme vás požádat o ověření totožnosti. Informace o tom, jak jsme vyvážili náš oprávněný zájem s vašimi zájmy, vám na požádání poskytneme.
Pokud chcete smazat i záznam o odmítnutí kontaktu, vyhovíme vám. Pak ale nedokážeme zajistit, že vás v budoucnu znovu neoslovíme.
Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa údajného porušení. V České republice je jím Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, e-mail posta@uoou.gov.cz, ID datové schránky qkbaa2n, uoou.gov.cz.
12. Automatizované rozhodování a umělá inteligence
Nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo (čl. 22 GDPR). Při třídění poptávek, analýzách a přípravě odpovědí nám pomáhají nástroje umělé inteligence. Úvodní automatickou odpověď na zprávu může poslat náš AI asistent (oddíl 5); o obsahu nabídky, ceně i o případné spolupráci vždy rozhoduje člověk.
13. Zabezpečení
Web i formulář komunikují přes šifrované spojení (HTTPS). Databáze poptávek a kontaktů je uložená na našem serveru a přístup k ní mají jen oprávnění členové týmu s přístupovým klíčem. Dodavatele vybíráme tak, aby poskytovali dostatečné záruky ochrany údajů.
14. Změny zásad
Zásady aktualizujeme, když se změní to, jak s údaji pracujeme, nebo právní předpisy. Platné znění je vždy na této stránce a datum účinnosti najdete nahoře.